Tips mengadakan rapat yang efektif di sekolah

Sebagai guru professional kegiatan utamanya adalah; mengajar, merencanakan, rapat dan menilai pekerjaan siswa. Rapat di sekolah sangat diperlukan dalam menyamakan persepsi dan membuat semua guru yang hadir paham betul apa yang menjadi keputusan bersama dan jika ada informasi, guru akan mengetahui dan menjadikannya catatan. Rapat yang baik akan membuat guru semakin semangat dalam mengajar karena ia merasa mengetahui penuh apa yang mesti diperhatikan, diwaspadai dan dipersiapkan. Rapat yang efektif tidak melulu mesti di tempat wisata atau menginap di villa dan lain sebagainya, di sekolah pun bisa efektif dan menghasilkan jika dilaksanakan dengan efektif.  Berikut ini resep rapat yang efektif

Peran guru

• guru melaksanakan hasil rapat dan mempersiapkan untuk dipresentasikan pada rapat berikutnya
• Ada guru yang bertugas menjadi minutes dan ada guru yang bertugas sebagai ketua meeting . Guru yang bertugas menjadi notulen kemudian mengetik catatan rapatnya yang tersambung ke proyektor di layar untuk dibaca semua orang kemudian hasilnya dikirim atau diemailkan pada semua orang. Jika tidak ada layar atau proyektor, guru yang bertugas bisa gunakan white board dengan spidol.
• Guru diajarkan cara membuat ‘note taking’ atau membuat notulen rapat yang efektif
• Guru mesti menghindari menunjuk seseorang yang punya ide saat rapat sebagai satu-satunya pelaksana dari ide yg ia berikan
• bersemangat saat rapat, jadi audience yang baik dan tidak sibuk sendiri
• berusaha tepat waktu saat rapat hadir 5 menit sebelumnya.
• Hindari jadi guru yang bertipe ‘eksis di rapat’, maunya kelihatan saat rapat, idenya asal beda dan bukan berorientasi action
• Guru professional selalu nikmati saat rapat dgn guru2 lain, saat itu adalah saat terbaik menyerap ide & berikan kontribusi

Mengenai waktu, konten dan distribusi hasil rapat

• Dilaksanakan 2 jam paling lama, dikombinasikan dengan jeda istirahat jika ingin diteruskan
• Terjadwal dengan tema jelas, guru sudah siap dengan ide karena waktunya pasti dan terjadwal
• Tema atau agenda diumumkan kepada semua guru lewat email atau ditempel di ruang guru, termasuk siapa saja yang mesti hadir,  guru dipersilahkan menambahkan jika ada hal penting yang ingin ia sampaikan (misalnya ketika ia menjadi penanggung jawab sebuah event acara di sekolahnya)
• Isi rapat dibagi menjadi ‘house keeping’ (agenda yang sifatnya rutin dan selalu dibahas dlm setiap rapat)  dan  ditambah isu-isu terkini yang perlu pemecahan bersama.
• Ciri rapat yang efektif di sekolah, ia bernuansa ‘aksi atau tindakan’, apa yg mesti dilakukan setelah rapat
• Perubahan di sekolah, bisa mulai dari hal kecil yg kemudian dibagi dan dikabarkan pada sesama guru saat rapat.
• Setiap minggu ada rapat dgn rekan satu tim dan dua minggu sekali rapat satu departemen atau pelatihan singkat sesama KKG
• Selipkan satu sesi dalam setiap rapat di sekolah untuk berbagi kisah sukses dalam memanfaatkan teknologi pada sesama guru
• Hindari rapat keseringan hanya soal sertifikasi

Peran kepala sekolah

• kepala sekolah berperan sebagai fasilitator dan yang banyak bicara justru guru-gurunya
• kepala sekolah memastikan bahwa topic rapat penting
• kepala sekolah memastikan hasilnya direalisasikan guna kemajuan sekolah terutama anak didik, tidak sekedar jadi program yang berhenti ditempat
• Ajak guru berbagi saat rapat di sekolah, keberhasilan kecil yang dialami kepada rekan sesama guru, mis; punya blog, punya akun di twitter dll

Apa yang terjadi jika rapat di sekolah berlangsung tidak efektif ?

• guru akan malas jika diminta rapat, namun karena jadwal rapatnya tidak teratur saat rapat berlangsung malah ia yang bicaranya paling banyak
• Sebuah rapat di sekolah bisa jadi musuh untuk guru jika tidak direncanakan dengan seksama
• Guru jadi kekurangan waktu untuk merencanakan pembelajaran di kelas

 Itu saja yang bisa kami sampaikan, kurang lebihnya mohon maaf....
Salam KKG Gugus 7 Bojongjuruh